Архивная деятельность — это широкий комплекс задач, связанных с организацией хранения документов. Эти задачи касаются как подготовки к хранению, так и непосредственного размещения бумаг.
В этой статье мы поговорим о том, какие виды услуг архивации документов бывают, на примере петербургской компании «Первый Городской Архив».
Архивная обработка документов
Это самая популярная услуга, такая обработка проводится при создании архива на предприятии с нуля, при передаче документов на внеофисное хранение, при передаче бумаг в государственные фонды. По сути, без обработки невозможна работа ни одного архива.
Архивная обработка документов включает:
- экспертизу научной и практической ценности — то есть поиск ответа на вопрос, нужно ли хранить те или иные бумаги в принципе;
- определение сроков хранения в соответствии с буквой закона;
- систематизация бумаг — как правило, их группируют по степени важности, а также по срокам пребывания в архиве;
- оформление дел в соответствии с принятыми правилами;
- выделение дел с истекшим сроком;
- подготовка актов.
Архивация документов на предприятии
Как уже было сказано, описанная выше обработка зачастую является частью процедуры создания архива на предприятии. По закону такое хранилище должно быть у каждой компании. Поэтому многие руководители решают не тратить время и силы своих сотрудников, а заказать услугу у профессионалов.
Они не только подготовят все для последующего хранения, но и научат ваших сотрудников поддерживать порядок, а также дадут совету по организации пространства. Разумеется, это касается тех случаев, когда компания выбирает разместить бумаги у себя в офисе.
Вне офисное хранение
Другой вариант — воспользоваться еще одной услугой компаний, осуществляющих архивную деятельность. Речь идет о внеофисном хранении документов.
Для этого такие предприятия создают собственные хранилища (как правило, строят их с нуля или переоборудуют промышленные помещения), оснащают их современными системами пожаротушения, датчиками пожарной опасности, сигнализацией, климат-контролем и металлической, специальной мебелью. Все бумаги, размещенные в таких местах, обработаны, подшиты в папки и убраны в короба, дополнительно защищающие их от света, а также имеют шифры закодированной информации, чтобы обеспечить необходимый уровень защиты доступа.
При необходимости персонал компании-заказчика может приехать и поработать с документами или заказать их доставку (или их копии) к себе в офис.
Этот вариант хорош тем, что избавляет вас от необходимости искать место под архив и проводить его оснащение, а также снимает с вас все заботы по обработке бумаг.